The Art of Email Writing

Level

メール例

Hi Mr. Staines,

Thank you for explaining via email and telephone more about what your company is looking for the other day. It was very informative. Unfortunately, I need to reschedule our meeting. I would never normally reschedule a meeting last minute*, but I have a practical reason for doing so.

Last night I received a call while at home from the fire department telling me that our office building was on fire. They were doing their best to control the fire, which luckily had not reached our office. Eventually the fire was put out in the early hours of this morning* but the authorities have prohibited entry to the building while they complete their safety checks.

It could be a week before we are allowed back into our office. Although my team and I can still prepare for our meeting, I would be grateful if you would allow us time to get things back in order once our office building has been reopened. That way we will be able to provide a more comprehensive solution to the issues your company currently faces.

I will be in touch* as soon as I can with proposed new meeting dates and times.

Best regards,
Hiroyuki Sanada

Useful Phrases

last minute
「直前で」「間際で」の意味。I’m sorry for the last-minute notice. ( ぎりぎりのお知らせですみません）、You won’t get a refund for last-minute cancellations.（直前のキャンセルじゃ払い戻しは無理だよ）のように使います。

in the early hours of this morning
in the early hours で「深夜過ぎ」「朝の早い時間に」という意味。

I will be in touch
「また連絡します」という意味で日常的に使われる表現。

筆者：
Roger Thackerary (freelance writer)

全訳

ステインズさん

先日は、メールとお電話で貴社が求めるものについてご説明いただき、ありがとうございました。大変参考になりました。残念ながら会議のスケジュール変更をお願いしなければいけません。通常、直前での会議のスケジュール変更は決してしませんが、そうせざるを得ない理由があります。

昨夜、自宅にいる間に消防署から電話が掛かってきまして、弊社のオフィスが入っているビルが燃えていると聞かされました。懸命に消火作業に当たっているという話で、幸運にも火は弊社オフィスには到達していなかったようです。今朝未明にようやく鎮火しましたが、当局は安全点検が完了するまでビルへの入館を禁止しました。

オフィスに入れる許可が下りるのは１週間先になるかもしれません。私もチームも会議の準備をすることは可能ですが、ビルが開館となった後、改めて状況を立て直す時間を頂けますと幸いです。お時間を頂いた方が、貴社が現在直面する課題に対するより包括的な解決策をご提案できます。

改めて会議の新たな日時の候補を早急にご連絡いたします。

真田広幸